Etika Terhadap Klien

Seorang PR professional dalam menjalankan pekerjaannya selalu berkaitan dengan kepentingan yang dibutuhkan orang lain dalam membangun dan mempertahankan hubungan yang harmonis serta efektif dengan pihak ketiga yaitu klien, mereka biasanya berkecimpung dalam dunia bisnis, seperti PR agency, ataupun PR consultant yang bersifat independen.

PR mempunyai fungsi kepemimpinan dan manajemen yang membantu pencapaian tujuan sebuah organisasi, membantu mendefinisikan filosofi, serta memfasilitasi perubahan organisasi, para praktisi PR berkomunikasi dengan semua publik internal dan eksternal yang relevan untuk mengembangkan hubungan yang positif serta menciptakan konsistensi antara tujuan organisasi dengan harapan masyarakat, mereka juga mengembangkan, melaksanakan, dan mengevaluasi program organisasi yang mempromosikan pertukaran pengaruh serta pemahaman diantara konstituen organisasi dan masyarakat.

PR terus menjadi salah satu bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi di seluruh dunia. Salah satu alasannya adalah karena PR membutuhkan keterampilan dan kapabilitas yang beragam untuk keberhasilan pekerjaan mereka. Pekerjaan yang dilakukan seorang PR officer adalah sebagai berikut:

• Melakukan pekerjaan riset
• Melaksanakan konseling
• Membangun hubungan dengan pemerintah
• Membina hubungan dengan investor
• Menangani manajemen isu
• Hubungan dengan media massa
• Urusan masyarakat
• Hubungan dengan komunitas
• Hubungan dengan pekerja
• Publisitas
• Komunikasi pemasaran
• Promosi

Pekerjaan PR semua terkait dengan membangun hubungan yang efektif antara organisasi dengan pihak-pihak yang dianggap penting oleh organisasi, seperti menjalin hubungan media, pelanggan, pekerja, investor, pemimpin masyarakat, kelompok aktivis, dan badan pemerintahan. Hubungan ini harus saling menguntungkan bagi kedua belah pihak, untuk menciptakan win-win stuation, seperti itu, diperlukan proses memberi dan menerima yang banyak didasari oleh saling memahami terhadap kepentingan masing-masing.

Kant, mendefinisikan etika sebagai “sebuah ilmu yang mengajarkan, bukan bagaimana kita mencapai kebahagiaan, tetap tentang bagaimana kita merasa bernilai dengan kebahagiaan apa yang dianggap sah secara hukum. Tidak selalu berarti etis dan apa yang dianggap etis, tidak selalu sah secara hukum undang-undang hanya mencakup beberapa situasi dari banyak situasi dalam public relations. Dalam banyak situasi professional public relations harus membuat penilaian tentang hal yang benar untuk dilakukan dalam rangka membangun hubungan antara organisasi dengan publiknya. Praktisi public relations harus menimbang antara keuntungan dan kerugian dari aktivitas komunikasi mereka dan atau harus memiliki keberanian mengatakan “ya” atau “tidak” , karena dampak jangka panjang dari sebuah keputusan yang buruk akan menutupi kerugian pada jangka pendek.

Etika merupakan bidang yang harus menjadi perhatian bagi para praktisi PR, karena:

• Para praktisi menyadari bahwa beberapa pekerja PR memiliki reputasi kurang baik terkait perilaku mereka yang tidak etis. 
• PR sering menjadi sumber pernyataan etis dari sebuah organisasi serta menjadi gudang bagi kebijakan etis dan sosial bagi organisasi. 
• Praktisi PR telah berjuang membuat kode etik yang cocok untuk merek asendiri. 
• Praktisis PR harus bertindak atas nama organisasi mereka sebagai lembaga OBUDSMAN (pejabat atau badan yang bertugas menangani berbagai keluhan masyarakat). Etika bagi publik yang mereka layani. 

Pengertian Etika Terhadap Klien dan Atasan

Etika terkait dengan apa yang secara moral dianggap benar atau salah dalam perilaku sosial, biasanya ditentukan oleh standar profesi, organisasi dan individu. Perilaku beretika merupakan pertimbangan utama yang membedakan antara warga beradab dengan yang tidak dalam masyarakat. Allen Center mengusulkan lima faktor yang mengatur perilaku sosial, adalah sebagai berikut:
Tradisi. Bagaimana sebuah situasi dipandang dan diberlakukan pada masa lalu.
Opini Publik. Perilaku yang dapat diterima oleh mayoritas orang pada saat ini.
Hukum. Perilaku yang dibolehkan dan yang dilarang oleh undang-undang.
Moralitas. Umumnya terkait dengan apa yang dibolehkan dan dilarang oleh ajaran agama.
Etika. Standar yang disusun oleh profesi, organisasi, atau diri sendiri berdasarkan suara hati apa yang benar dan adil untuk orang lain dan untuk diri sendiri.

James, E. Grunig: Dua prinsip panduan etika dasar yaitu:

• Mereka harus memiliki kemauan untuk beretika, tidak bermaksud mencelakai orang lain, namun berniat untuk berlaku jujur 
• Mereka harus menghindari aksi yang berpotensi menimbulkan kerugian bagi orang lain.  

Kode Etik (Code of Ethics) dan Kode Perilaku (Code of Conduct) yang termuat dalam International Public Relations Associations (IPRA) dalam sidang umumnya di Venesia, Mei 1961 pada butir II yang menyatakan bahwa: 

• Perilaku Klien dan pimpinan adalah sebagai berikut:
• Seorang anggota mempunyai kewajiban umum berhubungan secara jujur dan adil terhadap klien atau pimpinannya, baik sebelumnya maupun sesudahnya.
• Seorang anggota hendaknya tidak memiliki kepentingan yang berlawanan atau persaingan tanpa persetujuan dari pihak yang bersangkutan. 
• Seorang anggota hendaknya menjaga kepercayaan yang diberikan oleh klien atau pimpinan, baik sebelumnya maupun yang sekarang. 
• Seorang anggota hendaknya tidak melakukan tindakan yang cenderung merendahkan martabat dari pihak klien dan pimpinannya. 

Dalam memberikan jasa pelayanan bagi klien atau pimpinannya, seorang anggota hendaknya tidak menerima imbalan, komisi atau bentuk apapun dari pihak manapun, selain dari pihak klien atau pimpinannya yang telah memperoleh penjelasan fakta yang lebih lengkap.
Seorang anggota hendaknya tidak mengusulkan kepada calon klien atau calon pimpinannya bahwa pembayaran atau kompensasi lainnya tergantung pada pencapaian hasil-hasil tertentu atau tidak akan menyetujui perjanjian apa pun yang mengarahkan dengan akibat yang sama.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan tidak boleh dilakukan oleh seorang praktisi PR:

• Berbohong untuk klien atau pimpinan 
• Terlibat dalam tipu muslihat untuk mengumpulkan informasi tentang klien praktisi PR.
• Membantu menyembunyikan kondisi yang berbahaya atau melapor kepenegak hukum menyampaikan informasi yang hanya mengandung setengah kebenaran.
• Menawarkan sesuatu (hadiah, perjalanan, atau informasi) kepada reporter atau legislator yang mau berkompromi dengan laporan mereka.
• Menyampaikan informasi yang benar, tetapi berpotensi menyesatkan dalam wawancara atau konferensi berita yang merusak pemerintah

Dalam hal ini seorang praktisi PR harus memegang teguh prinsip kode etik dan kode perilaku yang berlandaskan pada kejujuran dan kebenaran serta tidak membela pada yang salah, dapat memberikan pelayanan yang baik pada siapa pun baik klien dan atasan yang bersifat berkeadilan serta tidak berkepihakan pada unsure manapun. Dengan tujuan tetap menjaga dan memelihara sebagai seorang professional dalam bidang public relations. Fungsi seorang PR harus dapat membina seta menjalin hubungan dengan pihak klien, dengan atasan maupun dengan pihak perusahaan, agar citra positif tetap terpelihara serta mempunyai prinsip ekonomi yang saling menguntungkan kedua belah pihak, seorang PR bertugas sebagai media penghubung antara perusahaan dengan klien diharapkan menjaga kebutuhan hubungan sebagai mitra usaha diantara keduanya, dengan prinsip tidak saling merugikan dalam bentuk kerja sama.



Jenis-Jenis Klien 

Pemegang saham dan calon pemegang saham perusahaan
Perusahaan cenderung membatasi informasi lengkap pada pemegang saham dengan argumentasi bahwa secara tidak langsung akan berarti memberikan memberikan informasi tersebut pada kompetitornya yang seharusnya merupakan rahasia perusahaan. Pada umumnya untuk perusahaan-perusahaan publik, maka pengaturan oleh pemerintah mengatur informasi yang perlu disampaikan kepada pemegang saham, sehingga dampak kompetisi tidak ada bagi sesama perusahaan publik. Permasalahan memang timbul dari perusahaan-perusahaan yang tidak merupakan perusahaan publik, mereka memperoleh informasi dari kompetitornya tanpa perlu mengungkapkan tentang dirinya. Informasi yang perlu diungkapkan oleh perusahaan memang tidak semuanya yang seharusnya diketahui oleh pemilik perusahaan. Pengertian pemegang saham dari perusahaan public seharusnya adalah lebih sesuai sebagai investor, sehingga informasi yang diperlukan adalah untuk mengambil keputusan membeli atau menjual sahamnya.


Pemerintah (Government) Kegiatan PR diantaranya dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jawatan-jawatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Mengapa PR harus menjalin hubungan dengan pemerintah secara baik, hal ini sangkut pautnya dengan masalah kebijakan. Pemerintah adalah pembuat dan penentu kebijakan yang mungkin saja kebijakan yang dikeluarkan pemerintah tersebut, terkadang menguntungkan perusahaan atau sebaliknya dapat merugikan, oleh sebab itu perusahaan/instansi seharusnya dapat menjalin hubungan baik dengan pemerintah setempat, karena dalam keadaan bagaimana pun baik itu perusahaan swasta maupun instansi-instansi dalam mengadakan kegiatannya selalu ada sangkut pautnya dengan pemerintahan. Misalnya saja yang berkaitan dengan masalah, pembayaran pajak, pemberian rekomendasi bagi kegiatan ekspor / impor, masalah perijinan dari pemerintah, perlindungan baik itu bagi para produsen ataupun para karyawan atau buruh dalam masalah ketenagakerjaan.


Pemasok (Supplier)

Kegiatan PR dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para leveransir agar segala kebutuhan organisasi/perusahaan dapat diterima dengan baik. Untuk mengadakan hubungan baik dengan para supplier ini harus dilaksanakan secara terus menerus, dengan harga dilaksanakan secara terus enerus, dengan harga dan syarat yang wajar misalnya; tender atau menyangkut masalah pengadaan barang. Seorang PR harus cepat tanggap dalam melakukan kegiatan komunikasi dengan para supplier khususnya untuk para langganannya yaitu dengan cara memberikan informasi jauh sebelumnya agar konsumen tidak mengalami kekecewaan yang akhirnya akan merugikan perusahaan. Dengan demikian secara psikologis jika terdapat kenaikan harga barang yang ditawarkan maka pelanggan tidak merasakan kekecewaan. Dalam hal ini seorang public relations harus dapat menggunakan teknik komunikasi yang paling efekktif diantaranya menggunakan teknik persuasive agar pihak perusahaan dapat mengatasi problem/masalah-masalah yang akan terjadi pada perusahaan. Untuk menjaga kontinuitas pengiriman barang, maka dengan para supplier ini seorang public relations harus dapat memberikan pelayanan baik hal tersebut untuk menjaga loyalitas supplier terhadap perusahaan khususnya terhadap produksi perusahaan tersebut. Sehingga bila pada waktu tertentu perusahaan terdapat kesulitan dalam hal keuangan maka para supplier akan dapat membantunya.



Pelanggan (Customer) Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para pelanggan, sehingga hubungan itu selalu dalam situasi bahwa pelanggan lah yang sangat membutuhkan perusahaan bukan sebaliknya, hubungan baik yang dilakukan dengan para pelanggan merupakan yang harus dilakukan seorang PR perusahaan. PR rangka mengatur dan menjaga hubungan baik dengan para konsumen agar produk yang dibuat perusahaan dapat diterima dengan baik oleh para konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik dengan konsumen adalah melalui program periklanan dengan penyiaran iklan produk lewat media cetak seperti surat kabar, tabloid, majalah, dan media elektronik, yaitu: radio, televise, internet, berita media luar ruang yaitu Billboard




Faktor-faktor penghambat mengahadapi perilaku klien dan atasan

Faktor Psikologis 
Seorang PR dalam melaksanakan pekerjaan tidak selalu berjalan baik dan lancar, seperti dalam melakukan hubungan kerja dengan klien maupun atasan faktor hambatan yang dihadapi biasanya gangguan secara psikis, misalkan saja seorang public relations ketika berhadapan dengan klien maupun atasan yang posisinya tampaknya lebih tinggi kedudukannya, sehingga merasa dalam benak pemikirannya kurang mendapat perhatian secara khusus

Fakor Ekonomi (Financial)
Seorang PR officer perusahaan dituntut untuk tampil prima dalam menjalankan operasional aktivitasnya. Dalam hal ini seorang public relations harus diberikan anggaran atau dana operasional yang cukup memadai dalam melaksanakan fungsi dan kewajibannya secara maksimal.

Faktor Dukungan (Support)
Seorang PR officer dalam melaksanakan fungsi dan kewajibannya dapat dikatakan berhasil guna secara maksimal dan optimal apabila mendapat dukungan (support) baik dari pihak atasan maupun dari pihak perusahaan dengan tujuan agar seorang public relations dalam menjalankan operasionalisasi secara leluasa dan mempunyai kewenangan yang penuh dalam pengambilan keputusan.

tujuan mempelajari etika

Tujuan menerapkan atau mempelajari etika di masyarakat, yaitu:

1. Untuk mendapatkan konsep yang sama mengenai penilaian baik dan buruknya perilaku atau tindakan manusia dalam ruang dan waktu tertentu.
2. Mengarahkan perkembangan masyarakat menuju suasana yang harmonis, tertib, teratur, damai dan sejahtera.
3. Mengajak orang bersikap kritis dan rasional dalam mengambil keputusan secara otonom.

Etika merupakan sarana yang memberi orientasi pada hidup manusia.

1. Untuk memiliki kedalaman sikap; untuk memiliki kemandirian dan tanggung jawab terhadap hidupnya.
2. Mengantar manusia pada bagaimana menjadi baik.
3. Sebagai norma yang dianggap berlaku. Diselidikinya apakah dasar suatu norma itu dan apakah dasar itu membenarkan ketaatan yang dituntut oleh norma itu terhadap norma yang dapat berlaku
4. Etika mengajukan pertanyaan tentang legitimasinya, artinya norma yang tidak dapat mempertahankan diri dari pertanyaan kritis dengan sendirinya akan kehilangan haknya Etika mempersolakan pula hak setiap lembaga seperti orangtua, sekolah, negara dan agama untuk memberikan perintah atau larangan yang harus ditaati
5. Etika memberikan bekal kepada manusia untuk mengambil sikap yang rasional terhadap semua norma
6. Etika menjadi alat pemikiran yang rasional dan bertanggung jawab bagi seorang ahli dan bagi siapa saja yang tidak mau diombang ambingkan oleh norma-norma yang ada.
7. Jadi kesimpulannya tujuan untuk mempelajari etika adalah untuk menciptakan nilai moral yang baik. Etika harus benar-benar dimiliki dan diterapkan oleh setiap manusia, sebagai modal utama moralitas pada kehidupan di masyarakat. Etika yang baik, mencerminkan perilaku yang baik, sedangkan etika yang buruk , mencerminkan perilaku kita yang buruk dan akan menciptakan suatu keluaran yaitu berupa penilaian di masyarakat.

Tujuan mempelajari kode etik:

1. Untuk menjunjung tinggi martabat etika di masyarakat
2. Untuk memelihara dan menjaga kesejahteraan masyarakat
3. Untuk mrningkatkan layanan diatas keuntungan pribadi
4. Untuk menentukan baku standar sendiri
5. Untuk penilaian di masyarakat mengenai bai atau buruknya pribadi seseorang

Jadi kesimpulan mempelajari kode etik adalah untuk menentukan baku standar penilaian di mata masyarakat, standar mengenai penilaian kode etik tersebut mempengaruhi penghargaan dari masyarakat, misalnya penghargaan berupa pujian atau bahkan cibiran karna melanggar kode etik.

Manfaat Etika

Beberapa manfaat Etika adalah sebagai berikut  :

1. Dapat membantu suatu pendirian dalam beragam pandangan dan moral.
2. Dapat membantu membedakan mana yang tidak boleh dirubah dan mana yang boleh dirubah.
3. Dapat membantu seseorang mampu menentukan pendapat.
4. Dapat menjembatani semua dimensi atau nilai-nilai

Manfaat etika menurut (Ketut Rinjin, 2004 melalui Sjafri Mangkuprawira, 2006) yaitu :

1. Manusia hidup dalam jajaran norma moral, religius, hukum, kesopanan, adat istiadat danpermainan. Oleh karena itu, manusia harus siap mengorbankan sedikit kebebasannya.
2. Norma moral memberikan kebebasan bagi manusia untuk bertindak sesuai dengan kesadaran akan tanggung jawabnya = human act, dan bukan an act of man. Menaati norma moral berarti menaati diri sendiri, sehingga manusia menjadi otonom dan bukan heteronom.
3. Sekalipun sudah ada norma hukum, etika tetap diperlukan karena norma hukum tidak menjangkau wilayah abu-abu, norma hukum cepat ketuinggalan zaman, sehingga sering terdapat celah-celah hukum, norma hukum sering tidak mampu mendeteksi dampak secara etis dikemudian hari, etika mempersyaratkan pemahaman dan kepedulian tentang kejujuran, keadilan dan prosedur yang wajar terhadap manusia, dan masyarakat, asas legalitas harus tunduk pada asas moralitas.

Manfaat etika adalah mengajak orang bersikap kritis dan rasional dalam mengambil keputusan secara otonom, mengarahkan perkembangan masyarakat menuju suasana yang tertib, teratur, damai dan sejahtera.
Perlu diwaspadai nahwa ”power tend to corrupt”, ”the end justifies the means” serta pimpinan ala Machiavellian, yang galak seperti singa dan licin seperti belut.
Jadi manfaat mempelajari etika adalah, menciptakan standar diri yang baik di mata masyarakat, mengetahui tingkat kualitas yang baik dan dapat membedakan prilaku di masyarakat.

Manfaat kode etik, menurut (Adams., dkk, dalam Ludigdo, 2007)  adalah:

1. Kode etik merupakan suatu cara untuk memperbaiki iklim organisasional sehingga individuindividu dapat berperilaku secara etis.
2. Kontrol etis diperlukan karena sistem legal dan pasar tidak cukup mampu mengarahkan perilaku organisasi untuk mempertimbangkan dampak moral dalam setiap keputusan bisnisnya.
3. Perusahan memerlukan kode etik untuk menentukan status bisnis sebagai sebuah profesi, dimana kode etik merupakan salah satu penandanya.
4. Kode etik dapat juga dipandang sebagai upaya menginstitusionalisasikan moral dan nilai-nilai pendiri perusahaan, sehingga kode etik tersebut menjadi bagian dari budaya perusahaan dan membantu sosialisasi individu baru dalam memasuki budaya tersebut.

Sedangkan manfaat dari kode etik profesi adalah :

1. Memberikan pedoman bagi setiap anggota profesi tentang prinsip profesionalitas yangdigariskan.
2. Sebagai sarana kontrol sosial bagi masyarakat atas profesi yang bersangkutan.
3. Mencegah campur tangan pihak di luar organisasi profesi tentang hubungan etika dalam keanggotaan profesi. Etika profesi sangatlah dibutuhkan dlam berbagai bidang. Kode etik yang ada dalam masyarakat Indonesia cukup banyak dan bervariasi. Umumnya pemilik kode etik adalah organisasi kemasyarakatan yang bersifat nasional, misalnya Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI), kode etik Ikatan Penasehat HUKUM Indonesia, Kode Etik Jurnalistik Indonesia, Kode Etik Advokasi Indonesia dan lain-lain. Ada sekitar tiga puluh organisasi kemasyarakatan yang telah memiliki kode etik.

Jadi manfaat mempelajari kode etik, kesimpulannya adalah mampu mengontrol pribadi dan dapat mengetahui dan membandingkan moral-moral yang ada di masyarakat.

Setelah membandingkan beberapa moral etika dan sebab akibatnya selanjutnya dapat menentukan pilihan untuk diri sendiri, ingin menjadi diri yang seperti apa di masyarakat.

Mengenl Etika Yang Harus Dipatuhi

Etika yang buruk di kantor bisa membuat suasana kerja jadi tidak nyaman dan juga tidak produktif. Pendapat para ahli, menjaga sikap baik juga bisa membuat bisnis berjalan baik.

Seperti dilansir dari laman CBS moneywatch.com. “Perilaku yang baik akan menjauhkan Anda dari kompetisi yang tak sehat. Ketika Anda menjaga tindak tanduk serta memperhatikan perasaan orang lain, maka Anda akan makin disukai rekan kerja dan atasan bahkan bisa mendapat promosi" kata Jacqueline Whitmore, pemimpin The Protocol School of Palm Beach, Inc sekaligus penulis Poised For Succes.

Pahami aturan tak tertulis di tempat kerja

Selain peraturan yang sudah baku, ada sejumlah aturan tak tertulis atau etika yang juga membantu interaksi sehari-hari di tempat kerja berjalan dengan baik. Meski tak tertulis, etika ini merupakan faktor yang berpengaruh pada prestasi kerja Anda.

Tepat waktu
Selalu mengupayakan segalanya supaya tepat waktu sangatlah penting. Kebiasaan baik ini menunjukkan bahwa kita menghargai waktu para kolega, dan pada gilirannya mereka pun akan menghargai kita.

Kenakan busana kerja yang pantas

Kebanyakan perusahaan pada umumnya sudah menetapkan kode berbusana yang wajib dipatuhi karyawannya. Namun ada beberapa jenis pekerjaan yang membebaskan karyawannya dalam berpakaian. Namun tetaplah berbusana yang pantas.

Hindari bergosip

Kebiasaan bergosip di kantor bisa mengusik kerja, bahkan bisa mengancam karier seseorang. Dengan menghindari bergosip, pikiran kita tidak akan terganggu oleh hal-hal yang tidak penting.

Selalu mintalah ijin ketika meminjam

Sedekat atau seakrab apapun relasi dengan rekan kerja, tetaplah meminta ijin ketika ingin meminjam sesuatu. Perilaku ini menunjukkan kita adalah orang yang menghargai orang lain dengan segala kepemilikannya.

Bertutur sopan

Tutur yang santun dan kata-kata baik pasti akan suasana kerja jadi lebih nyaman dan menjaga semangat kerja. Tumbuhkan kebiasaan baik ini dan mulailah dari diri sendiri. Contohnya, ketika berpapasan dengan rekan di lobi, usahakan menyapa, memberi senyuman atau mengangguk sopan walaupun yang bersangkutan bukanlah teman akrab.

Jangan menyela pembicaraan

Melakukan kebiasaan ini hanya akan menunjukkan keegoisan Anda bahwa waktu dan pendapat Anda lebih penting daripada orang lain. Catat, tidak ada rekan kerja yang bisa menerima sikap egois.

Jika rekan kerja sedang menerima telepon atau sedang berbincang dengan orang lain, sementara Anda ingin bertanya mengenai sesuatu, jangan pernah menyela pembicaraannya. Tunggulah sejenak hingga usai bicara. Atau berilah isyarat memintanya segera menemui Anda begitu pembicaraannya selesai.

Hargai privasi orang lain

Meskipun ada kesempatan, jangan pernah membaca fax, e-mail, surat ataupun layar komputer milik orang lain.

Jika seorang rekan kerja menutup pintu ruang kerjanya, janganlah mengganggu sekalipun dia kelihatannya tidak sedang sibuk. Sebaliknya, jika Anda perlu mendiskusikan sesuatu yang sifatnya sensitif dan rahasia, carilah ruang khusus.

Jaga kerapian area kerja

Tak sedikit yang mengatakan kalau meja kerja yang bersih mencerminkan pikiran yang bersih dan juga cara kerja yang sistematis. Jadi kalau tidak ingin dianggap sebagai sosok urakan atau pekerja ceroboh, jagalah kerapian meja kerja. Kalau Anda ingin menambahkan sentuhan pribadi, letakkan foto orang-orang tersayang maupun pernak-pernik kecil seperlunya.

Etika Menerima Tamu Dikantor

Sudah hal yang lazim jika suatu kantor dikunjungi oleh tamu. Jika Anda adalah salah satu orang yang bekerja di kantor tersebut, yang kebetulan sedang dikunungi oleh seorang atau beberapa orang tamu, maka wajib bagi Anda untuk menerima tamu tersebut dengan baik.

Ya, ketika Anda menerima tamu di kantor, maka terdapat aturan atau etika tersendiri yang harus diperhatikan. Sebagai pegawai kantor, Anda harus mengetahui mengenai etika – etika menerima tamu di kantor.

Tujuan dari penerapan etika penerimaan tamu ini adalah agar dapat menciptakan suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja tersebut, sekaligus agar tamu merasa nyaman dan memiliki kesan baik ketika melakukan kerja sama dengan kantor Anda.

Hal ini tentu juga berlaku bila mana Anda sedang bertamu ke kantor pihak lain. Anda pastinya ingin agar bisa mendapatkan perlakukan yang baik dari si tuan rumah bukan? Maka hal yang sama pula, bila ada rekan kerja bertamu ke kantor Anda, maka Anda pun perlu untuk memperhatikan hal -hal berkenaan dengan etika tersebut.

Jadi, agar tamu dapat terkesan dengan sambutan yang Anda berikan, maka beberapa etika menerima tamu di kantor yang perlu Anda perhatikan dan terapkan, meliputi :

1. Sambut Tamu dengan Tulus

Pemberian sambutan yang tulus terhadap tamu adalah etika yang cukup utama. Tamu Anda akan bisa merasakan jika sambutan yang Anda berikan tidak tulus. Untuk itu, perhatikan beberapa hal berikut agar sambutan Anda terasa lebih tulus :

•  Sambut tamu dengan ramah, sopan dan penuh semangat serta secara tulus. Penting bagi Anda untuk membuang semua kepura -puraan, karena tamu umumnya bisa mengetahui jika Anda hanya berpura -pura tulus. Jadi, beri sambutan ramah dengan benar -benar tulus.
•  Apabila Anda berada di ruangan tertutup, maka segeralah beranjak untuk membukakan pintu bagi tamu Anda. Lakukan atau beri sambutan dengan sesegera mungkin untuk menandakan bahwa Anda menghormati atau mengharagi tamu yang datang untuk berkunjung.
• Menerima tamu pada kondisi duduk memang tidak salah. Tapi etika yang lebih sopan adalah lebih baik bila Anda menerima tamu sambil berdiri, memberikan salam dan berjabat tangan di awal perjumpaan.

2. Cara Duduk Tepat untuk Tamu
Anda wajib memberikan tempat duduk yang nyaman bagi para tamu Anda. Apabila di kantor terdapat ruangan khusus untuk menerima tamu, maka segera persilahkanlah tamu adna untuk menuju ruang tamu tersebut dan mempersilahkan tamu duduk.

Jika sudah berada di kursi atau sofa panjang, maka persilahkan tamu untuk duduk di sebelah kanan. Setelah tamu duduk, baru Anda dapat menanyakan identitas dan maksud tujuan kedatangan tamu tersebut.

3. Perhatikan adanya Janji Temu
Perhatikan apakah sudah ada janji temu yang dibuat oleh tamu tersebut. Apabila sudah ada janji temu yang dibuat dan Anda sudah mengetahui identeitas tamu, maka Anda tak perlu lagi menanyakan identitas tamu.

Jika demikian, akan lebih baik bila Anda menunjukkan bahwa Anda telah menunggu kehadiran tamu tersebut dan langsung mempersilahkannya masuk menuju ruangan yang dituju.

Apabila posisi Anda adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya Anda menghubungi pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk dan tanyakan apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.

Apabila tamu diharuskan untuk menunggu sebentar dan Anda mempunyai beberapa pekerjaan yang harus dikerjakan sementara tamu menunggu, maka sampaikan pada tamu dengan ungkapan yang baik dan sopan.

4. Beri Pelakukan yang Baik
Selalu perlakukan tamu dengan baik. Bahkan, apabila tamu tersebut salah alamat atau datang hanya untuk mengajukan suatu keluhan maupun keberatan terhadap perusahaan Anda.

Selain itu, jika tamu diharuskan untuk menunggu, maka bila kondisi memungkinkan, berikan tamu suguhan, bisa berupa kopi, makanan ringan, maupun majalah.

5. Cara Mengantar Tamu
Etika menerima tamu di kantor yang tidak kalah penting adalah tentang cara Anda untuk mengantar tamu, ketika ia hendak pulang. Beri kesan yang baik pada tamu dengan selalu ucapkan terima kasih kepada tamu yang datang karena ia telah berkunjung ke kantor Anda. Apabila memungkinkan, antarkan tamu tersebut hingga ke pintu keluar.

Etika Dalam Memberi Pelayanan

Dalam pengertian sempit, etiket atau sering disebut sebagai etika yang berarti tata cara berhubungan dengan manusia lainnya. Sedangkan dalam arti luas, etika sering disebut tindakan yang mengatur perilaku atau tingkah laku manusia dalam bermasyarakat. Tingkah laku ini perlu diatur agar tidak melanggar norma-norma atau kebiasaan yang berlaku di masyarakat. Hal ini disebabkan karena norma-norma atau kebiasaan masyarakat berbeda. Beberapa hal yang diatur dalam beretika secara umum, antara lain:

1.Penampilan. Penampilan merupakan keseluruhan dari cara berpakaian, berbicara, gerak-gerik, sikap dan perilaku dengan tujuan agar dapat membuat Pelanggan terkesan. Penampilan ini harus dijaga dengan baik dan prima selama jam kerja.

2.Sikap dan Perilaku. Pada saat berhubungan dengan Pelanggan seringkali sikap dan perilaku kita diperhatikan oleh Pelanggan, terutama sikap yang menolong dan peduli terhadap kebutuhan Pelanggan.

3.Cara berpakaian. Cara kita berpakaian harus serasi antara baju dan celana termasuk menghindari menggunakan warna yang terkesan berlebihan.

4.Cara berbicara. Berbicara dengan Pelanggan harus jelas, singkat, dan tidak bertele-tele. Janganlah berbicara mengenai hal-hal yang bukan pada pokok bermasalahan dan hindari pembicaraan yang mengejek Pelanggan.

5.Gerak-gerik. Pada saat melayani Pelanggan, kita harus memperhatikan atau menjaga gerak-gerik anggota badan karena hal ini akan selalu diperhatikan oleh Pelanggan pada saat kita memberikan pelayanan. Oleh karena itu kita harus menghindari gerak-gerik yang dapat membuat curiga Pelanggan kita, misalnya tatapan mata yang sinis.

6.Cara bertanya. Dalam memberikan pelayanan, kita juga harus mengetahui sifat-sifat Pelanggan yang berbeda-beda terutama dalam hal bertanya kepada Pelanggan. Bila Pelanggan pendiam, maka karyawanlah yang harus proaktif untuk bertanya atau memulai pembicaraan sehingga membuat Pelanggan mau berbicara. Sedangkan bila Pelanggan yang banyak Tanya, sebaiknya karyawan mendengarkan dengan baik dan menjawab dengan baik pula.

Dalam mewujudkan etika yang baik dalam pemberikan pelayanan dipengaruhi dua faktor. Faktor pertama, yaitu faktor manusia yang memberikan pelayanan tersebut. Manusia (karyawan) yang melayani Pelanggan harus memiliki kemampuan melayani Pelanggan secara tepat dan cepat. Di samping itu, karyawan harus memiliki kemampuan dalam berkomunikasi, sopan santun, ramah dan bertanggung jawab penuh terhadap Pelanggan, serta memiliki pengetahuan dan kemampuan yang baik dalam memahami kebutuhan Pelanggan.

Faktor kedua dalam memberikan pelayanan yang terbaik juga harus diikuti oleh tersedianya sarana dan prasarana yang mendukung kecepatan, ketepatan, dan keakuratan pekerjaan. Prasarana dan sarana yang dimiliki harus didukung oleh kemajuan teknologi terkini dan teknologi ini juga harus dioperasikan oleh manusia yang berkualias pula.

Tidak kalah pentingnya adalah untuk menghindari pelanggaran terhadap etika pelayanan yang dapat berakibat complain atau buruknya pelayanan yang diberikan. Akibat dari pelanggaran terhadap etiket pelayanan, dapat menyebabkan Pelanggan:

1. menjadi tidak puas dan mungkin untuk sementara waktu tidak akan membeli produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.

2. meninggalkan atau tidak menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan untuk selamanya.

3. akan menceritakan keburukan atau ketidakpuasan yang dialaminya kepada Pelanggan lain yang dapat berdampak Pelanggan lama maupun Pelanggan yang baru untuk menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.

Agar tidak terjadi pelanggaran dalam etiket pelayanan, terdapat beberapa hal yang harus dihindari ketika memberikan pelayanan, seperti berpakaian sembarangan, melayani Pelanggan atau tamu sambil makan, melayani nasabah atau tamu sambil mengobrol atau bercanda, menampakkan wajah tidak menyenangkan, berdebat atau menyanggah, meninggal Pelanggan, berbicara terlalu keras atau pelan, meminta imbalan.

Bila beberapa hal di atas dapat dihindari dengan baik saat memberikan pelayanan kepada Pelanggan, besar kemungkinan Pelanggan yang kita layani akan merasa puas dan tentunya akan menceritakan pengalamannya kepada rekan-rekannya.

Menjalankan etiket pelayanan yang baik tidak hanya akan sangat bermanfaat bagi perusahaan saja, namun juga akan bermanfaat bagi Pelanggan yang berhubungan langsung ataupun masyarakat luas. Adapun manfaat yang akan diperoleh dengan adanya etiket, antara lain:

1. Percaya diri.

Dengan adanya etiket akan meningkatkan rasa percaya diri kepada seluruh karyawan perusahaan. Percaya diri yang tinggi perlu dan harus dilakukan agar mampu menumbuhkan motivasi karyawan untuk meningkatkan pelayanan yang sesuai dengan harapan atau tujuan perusahaan.

2. Dihormati dan dihargai.

Dengan berlaku sopan, ramah , murah senyum dan berperilaku menyenangkan pada Pelanggan, maka cutomer pun akan berlaku sebaliknya. Dengan merasa dihormati dan dihargai Pelanggan, karyawan harus dapat berlaku lebih dalam memberikan pelayanan terhadap Pelanggan.

3. Disegani dan disenangi.

Dengan etiket yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pelanggan, sering terjadi karyawan akan sangat menjadi disegani dan disenangi oleh Pelanggan. Pelanggan yang kita hormati pada akhirnya akan merasa segan untuk berbuat yang tidak-tidak.

Tantangan dalam etiket Customer Service bagi perusahaan adalah membentuk atau membuat standar etika dalam memberikan pelayanan kepada Pelanggan atau stakeholeder Untuk menunjang terwujudnya etika Customer Service yang standar, harus didukung dengan pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan tata cara atau etika dalam memberikan pelayanan yang baik. Bila tercipta etika pelayanan yang baik, bukan tidak mungkin pertumbuhan Pelanggan akan bertambah dengan pesat dan menunjang tujuan dari perusahaan serta memberikan manfaat yang diinginkan bagi perusahaan dan Pelanggan.

Strategi Meningkatkan Etika Kerja

Untuk mendapatkan kesuksesan dalam karir, setiap karyawan hendaknya meningkatkan etika kerja. Ikuti tips berikut ini dalam meningkatkan etika kerja.

Etika kerja berkaitan dengan apa yang semestinya dilakukan oleh karyawan. Seharusnya etika kerja makin lama bukannya semakin menurun tetapi semakin meningkat.

Seperti  dikutip Ehow, untuk meningkatkan etos kerja, setiap karyawan perlu membangun prinsip-prinsip seperti di bawah ini.

1. Datang ke kantor lebih awal, setidaknya 15 menit sebelum mulai bekerja. Menyediakan waktu luang sebelum bekerja membuat Anda lebih siap mental untuk mengerjakan tugas kantor. Karyawan yang tidak pernah telat berarti menjunjung tinggi prinsip etika kerja.

2. Pertahankan sikap profesional setiap saat. Jadilah karyawan yang ramah dan bersahabat kepada staf lainnya di perusahaan. Hindarilah gosip dan fokuskan diri pada masalah-masalah pekerjaan.

3. Bersikap postif terhadap komentar negatif. Sikap positif sangat penting untuk menguatkan etos kerja. Bawalah perspektif yang segar pada pendapat negatif.

4. Inisiatif untuk menangani proyek baru. Jadilah karyawan dengan inisiatif tinggi dalam mengambil proyek baru dan percaya dirilah menjalankan semua tanggung jawab pekerjaan.

5. Produktif. Kualitas dan kuantitas pekerjaan merupakan cerminan langsung karakter profesional dan integritas. Seorang pekerja yang produktif dengan etika kerja yang kuat, dapat menghasilkan karya yang berkualitas.

6. Menghormati kontribusi rekan lain. Bagi sebagian orang bekerja dengan tim lebih sulit karena harus menyatukan beberapa pendapat menjadi satu. Belajarlah untuk menghormati rekan lain di kantor yang memberikan ide.

7. Tidak perhitungan dengan waktu kerja. Bekerja lembur sesekali bukanlah suatu masalah besar. Bekerja lembur akan menyukseskan proyek yang akan dijalani dan dapat menyelesaikannya lebih cepat dari waktu yang diprediksikan.

Etika Berjabat Tangan

tangan bukan hanya sekedar bentuk kesopanan saat bertemu orang. Jabat tangan juga merupakan faktor penentu kesuksesan saat interview pekerjaan atau bertemu klien.

Jabat tangan dapat membentuk kesan pertama yang kuat. Hal ini juga merupakan sikap formal dalam kehidupan profesional. Agar meninggalkan kesan yang baik dan positif, ikuti tips berjabat tangan secara profesional berikut ini, seperti dikutip sheknows.

1. Jabat tangan biasanya dilakukan dalam posisi berdiri dan berhadapan. Hal ini berarti Anda menunjukkan rasa hormat. Jika sedang duduk, berdirilah saat akan berjabat tangan.

2. Jika akan duduk kembali di kursi, duduklah setelah orang lain mulai duduk.

3. Saat berjabat tangan, rapatkan jari-jari Anda dan eratkan genggaman. Letakkan jempol di atas tangan lawan jabat tangan Anda. Sedangkan jari-jari lainnya dilekatkan di telapak tangannya, lalu goyangkan dengan gerakan ke atas dan bawah sebanyak dua hingga tiga kali. Jangan terlalu keras dalam menggenggam tangan orang lain, tapi pastikan posisi tangan Anda mantab menggapai tangan lawan jabat
tangan Anda.

4. Saat berjabat tangan kontak mata perlu dijaga dan berilah senyuman hangat. Hindari untuk melihat ke arah tangan saat berjabat tangan. Dengan saling menatap akan menunjukkan rasa percaya diri Anda.

5. Selama berjabat tangan, Anda bisa mengucapkan kalimat-kalimat singkat. Seperti ucapan selamat pagi atau siang.

6. Saat mengakhiri pertemuan, jangan lupa untuk kembali berjabat tangan. Hal ini merupakan tanda perpisahan dengan gaya profesional.

Hindari gaya berjabat tangan seperti di bawah ini:

1. Lemas dan tangan yang lembab. Kondisi tersebut dapat memudahkan tangan lepas dari cengkeraman. Maka dari itu, sebelum berjabat tangan, pastikan tangan Anda kering.

2. Hanya menggunakan jari-jari saat menggenggam tangan lawan jabat tangan Anda. Jika melakukan jabat tangan dengan gaya seperti itu, Anda akan dianggap tidak menghormati lawan jabat tangan Anda dan menimbulkan kesan bahwa Anda jijik memegang tangannya.

3. Berlebihan saat menggoyangkan tangan lawan jabat tangan Anda.

4. Berjabat tangan sangat cepat dan hampir tidak menyentuh lawan jabat tangan Anda.